Öffentliche Aufträge finden als Mittelständler: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wie finden Sie als Mittelständler öffentliche Aufträge?

„Wir sind ein mittelständischer Betrieb. Lohnen sich öffentliche Aufträge für uns, und wo fangen wir an?“ Öffentliche Aufträge finden Sie in fünf Schritten: die Schwelle klären, Eignungsnachweise vorbereiten, gezielt suchen und den Markt lesen, den Einstiegsweg wählen und das Angebot formal sauber abgeben. In Deutschland gingen 2024 laut amtlicher Vergabestatistik 82 Prozent der gemeldeten Vergaben an kleine und mittlere Unternehmen (KMU), gezählt nach einer 2024 geänderten Methode. Diese Anleitung stammt von aufträge.io, der Entscheidungsplattform für öffentliche Aufträge in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsführung, Vertrieb, Bid-Management, Solution-Architekten, Juristen und Finanzen in Unternehmen, die in Deutschland, Österreich oder der Schweiz öffentliche Aufträge gewinnen wollen. Er erklärt die wichtigsten Fachbegriffe in einer eigenen Tabelle.

Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Er nennt keine Namen von Auftragnehmern. Maßgeblich sind die verlinkten amtlichen Texte. Rechtsstand: 05.10.2026, Plattformzahlen mit Stichtag im Text.

Was Sie aus diesem Artikel mitnehmen:

• Der Mittelstand gewinnt mit: In Deutschland gingen 2024 bei 163.215 von 199.334 gemeldeten Vergaben die Aufträge an KMU, das sind 82 Prozent der Zahl und knapp 46 Prozent des Volumens, nach der 2024 geänderten Zählweise (Vergabestatistik 2024, PDF-S. 40 f.).
• Lose sind in Deutschland der Grundsatz: Oberhalb der EU-Schwelle sind Leistungen in Teil- und Fachlosen zu vergeben, Ausnahmen regelt derselbe Paragraf (§ 97a GWB).
• Eignung beginnt mit Eigenerklärungen: In Deutschland soll die Eignung oberhalb der EU-Schwelle durch Eigenerklärungen nachgewiesen werden; weitere Unterlagen sollen nur aussichtsreiche Bieter vorlegen (§ 122 Abs. 3 GWB).
• Ohne eigene Referenzen geht es mit Partnern: Bietergemeinschaft und Unterauftrag sind in allen drei Ländern geregelt, die Eignungsleihe in Deutschland und Österreich.

Welche öffentlichen Aufträge passen zu Ihrem Unternehmen? Jetzt kostenlose Analyse erhalten

Öffentliche Aufträge für den Mittelstand: die wichtigsten Begriffe

Wer zum ersten Mal öffentlich anbietet, trifft auf eigene Begriffe. Diese Tabelle erklärt sie, jeweils mit der Fundstelle.

Tabelle: Begriffe für den Einstieg

Begriff	Was er bedeutet	Fundstelle
Öffentlicher Auftrag	Entgeltlicher Vertrag eines öffentlichen Auftraggebers mit einem Unternehmen über Lieferungen, Bau- oder Dienstleistungen.	§ 103 Abs. 1 GWB
KMU	Kleine und mittlere Unternehmen nach der Definition der Europäischen Kommission. Die Vergabestatistik übernimmt die Angabe der meldenden Stelle; seit 2024 zählt sie einen Auftragnehmer auch dann als KMU, wenn alle Angebote von KMU kamen.	Vergabestatistik 2024, PDF-S. 12, PDF-S. 40
Oberschwelle und Unterschwelle	Erreicht der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer den EU-Schwellenwert, gilt das EU-weite Vergaberecht (Oberschwelle). Darunter gelten nationale Regeln (Unterschwelle).	§ 106 Abs. 1 GWB
Los	Teil eines Auftrags, getrennt nach Menge (Teillos) oder nach Art oder Fachgebiet (Fachlos).	§ 97a Abs. 1 GWB
Eignung	Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Unternehmens: Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit.	§ 122 Abs. 1 und 2 GWB
Eigenerklärung	Erklärung des Unternehmens selbst, dass es eine Anforderung erfüllt.	§ 122 Abs. 3 GWB
Präqualifikation	Eintrag in ein Verzeichnis oder System, das Eignungsangaben für viele Verfahren vorhält.	§ 122 Abs. 3 GWB, § 48 Abs. 8 VgV
Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)	EU-weites Formular, mit dem Sie Eignung und das Fehlen von Ausschlussgründen vorläufig belegen.	§ 48 Abs. 3, § 50 Abs. 1 VgV
Bietergemeinschaft	Mehrere Unternehmen bieten gemeinsam; sie sind wie Einzelbieter zu behandeln.	§ 43 Abs. 2 VgV
Eignungsleihe	Ein Bieter nutzt für die wirtschaftliche und finanzielle oder die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten eines anderen Unternehmens.	§ 47 Abs. 1 VgV
Unterauftrag	Ein Teil der Leistung wird an ein anderes Unternehmen vergeben (Subunternehmer).	§ 36 Abs. 1 VgV
CPV-Code	Nummer aus dem Gemeinsamen Vokabular für öffentliche Aufträge, mit der Auftraggeber den Gegenstand beschreiben; die geltende Liste stammt aus der Verordnung (EG) Nr. 213/2008.	Verordnung (EG) Nr. 213/2008
Zuschlag	Annahme des wirtschaftlichsten Angebots; maßgeblich ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.	§ 127 Abs. 1 GWB
Vergabebekanntmachung	Mitteilung über den vergebenen Auftrag, spätestens 30 Tage nach der Vergabe an das Amt für Veröffentlichungen der EU übermittelt.	§ 39 Abs. 1 VgV
Bid/No-Bid-Entscheidung	Die Entscheidung vor dem Angebot: bieten oder bewusst nicht bieten.	kein Rechtsbegriff

Die deutschen Rechtsstellen dieser Tabelle betreffen Deutschland oberhalb der EU-Schwelle. Die Regeln für die Unterschwelle, für Österreich und die Schweiz stehen in den Abschnitten danach.

Welche dieser Begriffe sind in Ihrem Team noch offen? Jetzt kostenlose Analyse erhalten

Haben Mittelständler bei öffentlichen Aufträgen eine Chance?

Ja.

Die Zahlen für Deutschland: 2024 meldeten Auftraggeber 199.334 Vergaben mit rund 135,2 Milliarden Euro. Bei 163.215 Vergaben ging der Zuschlag an ein KMU, das sind 82 Prozent der Vergaben (Vergabestatistik 2024, PDF-S. 40) und knapp 46 Prozent des Volumens. Seit 2024 zählt die Statistik einen Auftragnehmer auch dann als KMU, wenn alle Angebote von KMU stammen; so wurden 26.419 Vergaben neu eingestuft, Vorjahre sind nur eingeschränkt vergleichbar (PDF-S. 41). Meldepflichtig waren 2024 Aufträge öffentlicher Auftraggeber über 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer (PDF-S. 10); seit 1. Juli 2026 liegt die Grenze bei 50.000 Euro (§ 2 Abs. 2 Nr. 1 Vergabestatistikverordnung (VergStatVO)).

Unterhalb der EU-Schwelle ist der KMU-Anteil höher: Dort lagen 2024 rund 88 Prozent aller gemeldeten Vergaben (PDF-S. 20). Auf jeder Auftraggeberebene gingen unterhalb der Schwelle mehr als drei Viertel der Vergaben an KMU, bei Kommunen 86.037 von 97.154, rund 89 Prozent (PDF-S. 47).

Was das Recht verlangt: In Deutschland sind mittelständische Interessen oberhalb der EU-Schwelle vornehmlich zu berücksichtigen (§ 97 Abs. 4 GWB). Seit 1. Juli 2026 steht der Losgrundsatz in einem eigenen Paragrafen: Leistungen sind in Teil- und Fachlose aufzuteilen; zusammen vergeben werden dürfen sie nur, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe es erfordern, bei bestimmten Infrastrukturvorhaben auch zeitliche Gründe (§ 97a Abs. 1 bis 4 GWB). Unterhalb der Schwelle gelten für Liefer- und Dienstleistungen nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), soweit Bund oder Land sie eingeführt haben, der Mittelstandsgrundsatz und die Losaufteilung mit Ausnahme aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen (§ 2 Abs. 4 UVgO, § 22 Abs. 1 UVgO). In Österreich sollen Vergabeverfahren nach Möglichkeit so gestaltet werden, dass kleine und mittlere Unternehmen teilnehmen können (§ 20 Abs. 8 BVergG 2018); ob in Losen vergeben wird, entscheidet der Auftraggeber nach wirtschaftlichen oder technischen Gesichtspunkten, im Oberschwellenbereich muss er einen Verzicht auf Lose begründen (§ 28 Abs. 1 und 6 BVergG 2018). In der Schweiz (Bund) kann die Auftraggeberin nach dem Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) Lose bilden (Art. 32 BöB) und darf nicht zur Bedingung machen, dass Sie schon Aufträge einer dem BöB unterstellten Auftraggeberin erhalten haben (Art. 27 Abs. 4 BöB).

Tabelle: Der öffentliche Markt in der aufträge.io-Datenbank

Land	Ausschreibungen	Vergaben	Laufende Ausschreibungen	Vergaben mit Vertragsende binnen zwölf Monaten
Deutschland	852.531	526.505	13.858	27.341
Österreich	110.252	66.443	671	2.756
Schweiz	64.039	40.174	1.504	1.593

Quelle: aufträge.io-Datenbank, alle erfassten Jahre und alle elf Berufsgruppen, Stand 05.10.2026. Laufende Ausschreibungen und endende Verträge sind Momentaufnahmen. Bei den endenden Verträgen zählt jede Vergabe mit mindestens einem Vertragsende in den nächsten zwölf Monaten, teils aus Beginn und Laufzeit errechnet.

Aus meiner Praxis: „Ohne Beziehungen keine Chance“ halte ich für Blödsinn. Im öffentlichen Markt zählt das Angebot.

Wie groß ist der öffentliche Markt für Ihre Leistung? Jetzt kostenlose Analyse erhalten

Schritt 1: Ober- oder Unterschwelle, wo steht Ihr Auftrag?

Der geschätzte Auftragswert entscheidet, nach welchen Regeln vergeben wird und wo Sie die Bekanntmachung finden.

EU-Schwellenwerte 2026 und 2027 (ohne Umsatzsteuer): 140.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen zentraler Regierungsbehörden, in Deutschland Bundeskanzleramt und Bundesministerien (§ 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB), 216.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen der übrigen öffentlichen Auftraggeber und 5.404.000 Euro für Bauaufträge (Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152). Ausnahmen und die Werte je Land stehen im Beitrag EU-Schwellenwerte 2026.

Oberhalb der Schwelle erscheinen die Bekanntmachungen in Deutschland im EU-Amtsblatt (TED); veröffentlicht werden sie vom Amt für Veröffentlichungen der EU (§ 40 Abs. 2 VgV).

Unterhalb der Schwelle gelten nationale Regeln mit eigenen Wertgrenzen:

• Deutschland, Liefer- und Dienstleistungen: Nach der UVgO, soweit eingeführt, stehen Bekanntmachungen auf den Internetseiten der Auftraggeber oder auf Internetportalen und müssen zentral über bund.de auffindbar sein (§ 28 Abs. 1 UVgO). Auftraggeber des Bundes dürfen seit 1. Juli 2026 Leistungen bis 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer ohne Vergabeverfahren beschaffen (Direktauftrag) und sollen dabei zwischen den Unternehmen wechseln (§ 55 Abs. 2 BHO). Länder und Kommunen regeln ihre Wertgrenzen im eigenen Haushalts- und Vergaberecht.
• Deutschland, Bau: Wendet der Auftraggeber Abschnitt 1 der VOB/A (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil A) an, ist seit 1. Januar 2026 die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb (nur ausgewählte Unternehmen werden zum Angebot aufgefordert) bis 150.000 Euro zulässig, die Freihändige Vergabe (ein vereinfachtes Verfahren) bis 100.000 Euro und der Direktauftrag bis 50.000 Euro, jeweils ohne Umsatzsteuer (§ 3a Abs. 2 bis 4 VOB/A). Ob Länder und Kommunen diese Werte übernehmen, regelt deren eigenes Recht.
• Österreich: Seit 1. März 2026 dürfen öffentliche Auftraggeber Liefer- und Dienstleistungen unter 140.000 Euro und Bauleistungen unter 200.000 Euro direkt vergeben (§ 46 Abs. 2 BVergG 2018); über 50.000 Euro muss sich der Auftraggeber um mindestens drei Angebote oder unverbindliche Preisauskünfte bemühen, sofern keine sachlichen Gründe entgegenstehen (§ 46 Abs. 4 BVergG 2018). Bekanntmachungen macht das Unternehmensserviceportal kostenlos durchsuchbar und aktualisiert sie mindestens täglich (§ 54 Abs. 2 BVergG 2018; USP-Ausschreibungssuche).
• Schweiz (Bund): Lieferungen und Dienstleistungen unter 150.000 Franken und Bauleistungen unter 300.000 Franken darf die Auftraggeberin freihändig vergeben, also direkt ohne Ausschreibung (BöB Anhang 4). Ausschreibungen und Zuschläge der öffentlich ausgeschriebenen Verfahren (offenes und selektives Verfahren) stehen auf der gemeinsamen Plattform von Bund und Kantonen, simap.ch (Art. 48 Abs. 1 BöB). Für Kantone und Gemeinden gelten eigene Werte.

Bei einem Direktauftrag in Deutschland und einer Direktvergabe ohne vorherige Bekanntmachung in Österreich erscheint keine Ausschreibung.

Aus meiner Praxis: Der Aufwand für eine kleine nationale und eine große EU-weite Ausschreibung war für mich fast gleich. Deshalb habe ich mich auf die großen konzentriert.

Liegen die Aufträge Ihrer Zielauftraggeber über oder unter der Schwelle? Jetzt kostenlose Analyse erhalten

Schritt 2: Eignungsnachweise und Präqualifikation vorbereiten

Bevor Sie suchen, legen Sie die Nachweise bereit, die Ausschreibungen zur Eignung verlangen.

Was der Auftraggeber prüfen darf: In Deutschland oberhalb der EU-Schwelle dürfen Eignungskriterien nur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, die wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit betreffen. Sie müssen mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen und zu ihm und zum Auftragswert in einem angemessenen Verhältnis stehen (§ 122 Abs. 2 und 4 GWB). Einen Mindestjahresumsatz über dem Zweifachen des geschätzten Auftragswerts darf der Auftraggeber nur bei speziellen Risiken und mit Begründung verlangen (§ 45 Abs. 2 VgV).

Wie Sie die Eignung belegen: In Deutschland oberhalb der EU-Schwelle zuerst durch Eigenerklärungen; weitere Unterlagen sollen nur aussichtsreiche Bewerber oder Bieter vorlegen (§ 122 Abs. 3 GWB). Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung muss der Auftraggeber als vorläufigen Beleg akzeptieren (§ 48 Abs. 3 VgV). In Österreich können Sie die Eignung zunächst mit der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung belegen, unterhalb der EU-Schwelle auch mit einer einfachen Eigenerklärung (§ 80 Abs. 2 BVergG 2018); Nachweise, die der Auftraggeber selbst kostenlos aus einer Datenbank abrufen kann, müssen Sie nicht vorlegen (§ 80 Abs. 5 BVergG 2018).

Tabelle: Was Sie vorbereiten sollten

Unterlage	Wofür	Fundstelle (Deutschland, Oberschwelle, Liefer- und Dienstleistungen)
Handelsregisterauszug oder Berufsregister	Befähigung zur Berufsausübung	§ 44 Abs. 1 VgV
Umsätze der letzten Jahre, Versicherungsnachweis	wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit	§ 45 Abs. 1 und 4 VgV
Referenzliste der letzten drei Jahre mit Wert, Zeitraum und Auftraggeber	technische und berufliche Leistungsfähigkeit	§ 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV
Eigenerklärungen, Einheitliche Europäische Eigenerklärung	vorläufiger Beleg	§ 122 Abs. 3 GWB, § 48 Abs. 3 VgV
Eintrag in ein amtliches Verzeichnis	Eignungsvermutung für die hinterlegten Angaben	§ 48 Abs. 8 VgV

Präqualifikation: In Deutschland können Sie die Eignung oberhalb der EU-Schwelle ganz oder teilweise über Präqualifizierungssysteme nachweisen (§ 122 Abs. 3 GWB). Sind Sie in einem amtlichen Verzeichnis eingetragen, darf der Auftraggeber die dort hinterlegten Angaben nur in begründeten Fällen anzweifeln; ein solches Verzeichnis können auch die Industrie- und Handelskammern über eine gemeinsame Stelle führen (§ 48 Abs. 8 VgV). Bei Bauaufträgen kann der Eintrag im Präqualifikationsverzeichnis des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen die Eignung belegen, unterhalb der EU-Schwelle nach § 6b Abs. 1 VOB/A, soweit der Auftraggeber die VOB/A anwendet; oberhalb werden die dort hinterlegten Angaben nicht ohne Begründung angezweifelt (§ 6b EU Abs. 2 VOB/A). In der Schweiz (Bund) kann die Auftraggeberin ein Verzeichnis der Anbieterinnen führen; auch nicht eingetragene Anbieterinnen sind zugelassen (Art. 28 BöB).

Aus meiner Praxis: Öffentliche Aufträge sind keine reine Bürokratie. Referenzen, Wirtschaftsdaten und Jahresberichte habe ich einmal aufbereitet und mehrfach verwendet.

Welche Nachweise verlangen die Ausschreibungen in Ihrer Branche? Jetzt kostenlose Analyse erhalten

Schritt 3: Öffentliche Aufträge suchen und mit Marktintelligenz lesen

Suchen Sie nach Ihrer Leistung und lesen Sie zu jedem Treffer, wer den Auftrag bisher hatte.

Suchen: EU-weite Bekanntmachungen tragen CPV-Codes, also Nummern aus dem Gemeinsamen Vokabular für öffentliche Aufträge (Verordnung (EG) Nr. 213/2008). Welche amtlichen Quellen je Land Sie lesen und wie Sie ein Suchprofil anlegen, steht im Beitrag Ausschreibungen finden in fünf Schritten. aufträge.io bündelt über 200 Vergabeportale aus Deutschland, Österreich und der Schweiz; ohne CPV-Codes genügt das Unternehmensprofil mit Branche, Region und Leistungsprofil (Fakten zu aufträge.io).

Den Markt lesen: Spätestens 30 Tage nach der Vergabe schickt der Auftraggeber in Deutschland oberhalb der EU-Schwelle die Ergebnisse des Verfahrens als Vergabebekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen der EU; bestimmte Angaben darf er nach Absatz 6 zurückhalten (§ 39 Abs. 1 und 6 VgV). Daraus lesen Sie, wer gewonnen hat und wie viele Angebote eingingen; die Laufzeit steht in der Auftragsbekanntmachung. Wie Sie daraus ablesen, wer den Auftrag derzeit ausführt und wann der Vertrag endet, steht im Beitrag Alternative zu reinen Ausschreibungsdatenbanken.

Entscheiden: Wie Sie die Bid/No-Bid-Entscheidung mit Prüffragen treffen, steht im Beitrag Öffentliche Ausschreibungen systematisch gewinnen. aufträge.io bewertet je Unternehmen die Passung jeder Ausschreibung und liefert die Marktintelligenz dahinter: bisherige Gewinner, Vertragslaufzeiten und endende Verträge als Frühwarnsystem (Fakten zu aufträge.io).

Wer hat die Aufträge gewonnen, die Sie gerade beobachten? Jetzt kostenlose Analyse erhalten

Schritt 4: Allein, als Subunternehmer oder in der Bietergemeinschaft?

Fehlen Referenzen oder Kapazität, bieten Sie mit Partnern.

Tabelle: Drei Einstiegswege

Weg	Wann er passt	Deutschland (Oberschwelle)	Österreich	Schweiz (Bund)
Allein bieten, auch auf einzelne Lose	eigene Referenzen und Eignung reichen	§ 97a GWB	§ 28 BVergG 2018	Art. 32 BöB
Bietergemeinschaft	Leistung oder Eignung reicht allein nicht	§ 43 Abs. 2 VgV	§ 21 Abs. 2 BVergG 2018	Art. 31 BöB
Eignungsleihe oder Unterauftrag	ein Partner liefert Kapazität oder eine Teilleistung	§ 47 Abs. 1, § 36 Abs. 1 VgV	§ 86, § 98 BVergG 2018	Art. 31 BöB, nur Unterauftrag

Deutschland, oberhalb der EU-Schwelle: Bietergemeinschaften sind wie Einzelbieter zu behandeln, eine bestimmte Rechtsform darf für das Angebot nicht verlangt werden (§ 43 Abs. 2 VgV). Bei der Eignungsleihe weisen Sie nach, dass Ihnen die Mittel des anderen Unternehmens tatsächlich zur Verfügung stehen; leihen Sie die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, kann der Auftraggeber eine gemeinsame Haftung verlangen (§ 47 Abs. 1 und 3 VgV). Unteraufträge und, falls zumutbar, die Unterauftragnehmer kann der Auftraggeber im Angebot abfragen (§ 36 Abs. 1 VgV). Vergibt er ausnahmsweise mehrere Lose zusammen, kann er den Auftragnehmer verpflichten, bei Unteraufträgen KMU besonders zu berücksichtigen (§ 97a Abs. 5 GWB).

Österreich und Schweiz: In Österreich dürfen Bietergemeinschaften anbieten, wenn die Ausschreibung sie nicht aus sachlichen Gründen ausschließt; nach dem Zuschlag schulden sie die Leistung als Arbeitsgemeinschaft solidarisch (§ 21 Abs. 2 BVergG 2018). Subunternehmer sind im Angebot bekannt zu geben (§ 98 Abs. 2 BVergG 2018). In der Schweiz (Bund) sind Bietergemeinschaften und Subunternehmerinnen zugelassen, soweit die Auftraggeberin sie nicht ausschließt oder beschränkt (Art. 31 BöB).

Wer als Subunternehmer einsteigen will, sucht die Unternehmen, die gerade gewonnen haben. Vergabebekanntmachungen zeigen, wer welchen Auftrag gewonnen hat. aufträge.io macht diesen Sekundärmarkt, den Verkauf an Auftragsgewinner, sichtbar und unterscheidet je Ausschreibung mögliche Bieter in Insider (beim Auftraggeber bereits erfolgreich) und Outsider (Fakten zu aufträge.io).

Aus meiner Praxis: Als Generalunternehmer, also allein verantwortlich für die ganze Leistung, bin ich nur angetreten, wenn wir einen echten Vorteil, die Referenzen und die wirtschaftliche Eignung hatten. Sonst haben wir als Subunternehmer oder in einer Bietergemeinschaft mit dem richtigen Partner geboten.

Mit welchem Partner hätten Sie bessere Chancen? Jetzt kostenlose Analyse erhalten

Schritt 5: Das Angebot formal sauber abgeben

Ein gutes Angebot zählt nur, wenn es vollständig und rechtzeitig eingeht.

Frist: In Deutschland oberhalb der EU-Schwelle beträgt die Angebotsfrist im offenen Verfahren mindestens 35 Tage ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung; akzeptiert der Auftraggeber elektronische Angebote, kann er um fünf Tage verkürzen, bei hinreichend begründeter Dringlichkeit oder nach einer rechtzeitigen, vollständigen Vorinformation, also einer Vorankündigung der Vergabe, auf 15 Tage (§ 15 Abs. 2 bis 4, § 38 Abs. 3 VgV). Das Angebot übermitteln Sie mithilfe elektronischer Mittel, Ausnahmen regelt derselbe Paragraf (§ 53 Abs. 1 VgV).

Ausschluss: In Deutschland oberhalb der EU-Schwelle werden Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingehen, ausgeschlossen, außer der Bieter hat das nicht zu vertreten; ebenso Angebote mit Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen (§ 57 Abs. 1 VgV).

Nachforderung: Fehlende Unterlagen kann der Auftraggeber dort nachfordern; er kann aber auch festlegen, dass er nichts nachfordert (§ 56 Abs. 2 VgV). Leistungsbezogene Unterlagen, die in die Wertung nach den Zuschlagskriterien eingehen, darf er nicht nachfordern, außer Preisangaben zu unwesentlichen Einzelpositionen (§ 56 Abs. 3 VgV).

Wie Sie Rückfragen an den Auftraggeber (Bieterfragen) stellen und Zuschlagskriterien lesen, steht im Beitrag Öffentliche Ausschreibungen systematisch gewinnen.

Welche Formalien kosten Ihr Team die meiste Zeit? Jetzt kostenlose Analyse erhalten

Praxis-Beispiel: 79 Lose, 17 ohne ein einziges Angebot

Alle Angaben stammen aus den verlinkten Bekanntmachungen im EU-Amtsblatt (TED), abgerufen am 05.10.2026.

Die Autobahn GmbH des Bundes, „Unterhaltsreinigung Betriebsstandorte in 79 Losen bundesweit“. Die Auftragsbekanntmachung erschien am 06.08.2025 (TED 516033-2025): offenes Verfahren, 79 Lose nach Regionen, Angebotsfrist 23.09.2025. Ein Bieter durfte auf alle Lose bieten und höchstens 25 gewinnen. In 78 Losen war eine Festlaufzeit bis 31.03.2030 vorgesehen, optional ein Jahr länger. Zuschlag nach Preis (70 Prozent) und Reinigungsstunden pro Laufzeit (30 Prozent). Verlangt waren Eigenerklärungen und je Los mindestens drei vergleichbare Referenzen von mindestens zwei verschiedenen Auftraggebern aus den letzten drei Jahren. Präqualifizierte Unternehmen konnten ihre Registrierungsnummer angeben.

Das Problem: Laut Vergabebekanntmachung vom 02.03.2026 (TED 143100-2026) gingen in den 79 Losen 143 Angebote ein, 121 davon von KMU. In 17 Losen ging kein Angebot ein. 60 Lose wurden vergeben, 19 ohne Zuschlag geschlossen.

Die Lösung: Am 24.11.2025, rund zwei Monate nach der Angebotsfrist, schrieb die Autobahn GmbH 18 dieser 19 Lose neu aus, für dieselben Standorte und mit denselben Anforderungen an Referenzen und Zuschlag (TED 778969-2025). Mit einer Änderungsbekanntmachung vom 19.12.2025 verschob sie die Angebotsfrist vom 05.01. auf den 16.01.2026 und erweiterte ein Los um ein Nebengebäude (TED 846206-2025).

Das Ergebnis: Laut Vergabebekanntmachung vom 08.05.2026 (TED 318563-2026) gingen für die 18 Lose 105 Angebote ein, 80 davon von KMU, je Los zwischen drei und acht. Alle 18 Lose wurden vergeben. Im ersten Durchgang kam für diese 18 Lose ein einziges Angebot, im zweiten kamen 105.

Welche Lose Ihrer Region blieben zuletzt ohne Angebot? Jetzt kostenlose Analyse erhalten

Was das für Ihre Rolle heißt

Der Einstieg in öffentliche Aufträge betrifft das ganze Team. Jede Rolle braucht aus diesem Artikel etwas anderes.

Tabelle: Der wichtigste Punkt je Rolle

Rolle	Der wichtigste Punkt	Mehr dazu im Abschnitt
Vertrieb	Direktaufträge werden nicht ausgeschrieben; der Bund darf bis 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer direkt beauftragen, wenn die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände es rechtfertigen, auch darüber, und soll zwischen den Unternehmen wechseln (§ 55 Abs. 2 BHO). Oberhalb der EU-Schwelle nennt die Vergabebekanntmachung die Ergebnisse des Verfahrens; einzelne Angaben darf der Auftraggeber nach Absatz 6 zurückhalten (§ 39 Abs. 1 und 6 VgV).	Schritt 1; Schritt 3
Bid-Management	Eigenerklärungen und Präqualifikation vorbereiten (§ 122 Abs. 3 GWB, § 48 Abs. 8 VgV), Fristen und Formalien nach § 15, § 56 und § 57 VgV.	Schritt 2; Schritt 5
Solution-Architekt	Lose zeigen, welcher Teil der Leistung allein machbar ist. Im Beispiel mussten je Los drei Referenzen dem Gegenstand in Leistungsart und -umfang nahekommen.	Schritt 4; Praxis-Beispiel
Jurist	Mittelstandsgrundsatz und Losgrundsatz seit 1. Juli 2026 getrennt (§ 97 Abs. 4 GWB, § 97a GWB); § 97a GWB gilt bis Ende 2030 nicht für verteidigungs- oder sicherheitsspezifische Aufträge (§ 147 Abs. 2 GWB). Eignungsgrenzen (§ 122 Abs. 4 GWB), Bietergemeinschaft und Eignungsleihe (§ 43 Abs. 2, § 47 VgV).	Haben Mittelständler bei öffentlichen Aufträgen eine Chance?; Schritt 2; Schritt 4; die Ausnahme nach § 147 Abs. 2 GWB steht nur in dieser Tabelle
Finanzen	Mindestumsatz über dem Zweifachen des Auftragswerts nur bei speziellen Risiken (§ 45 Abs. 2 VgV); bei Leihe der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit ist gemeinsame Haftung möglich (§ 47 Abs. 3 VgV); in Österreich haftet die Arbeitsgemeinschaft solidarisch (§ 21 Abs. 2 BVergG 2018). Laufzeit und Optionen bestimmen den Planungshorizont, im Beispiel bis 2031.	Schritt 2; Schritt 4; Praxis-Beispiel

Die deutschen Fundstellen dieser Tabelle betreffen Deutschland oberhalb der EU-Schwelle, soweit nicht die BHO genannt ist.

Sie wollen den Einstieg mit Ihrem Team durchgehen? Jetzt kostenlose Analyse erhalten

Stolpersteine beim Einstieg

Öffentliche Aufträge nur Konzernen zutrauen

„Das gewinnen sowieso die Großen.“ In Deutschland gingen 2024 82 Prozent der gemeldeten Vergaben an KMU, gezählt nach einer 2024 geänderten Methode (Vergabestatistik 2024, PDF-S. 40 f.).

Lösung: Prüfen Sie Lose und Aufträge unterhalb der Schwelle in Ihrer Region, bevor Sie absagen.

Nachweise erst bei der ersten Ausschreibung sammeln

„Die Bescheinigungen holen wir, wenn es so weit ist.“ Im offenen Verfahren beträgt die Angebotsfrist in Deutschland oberhalb der EU-Schwelle mindestens 35 Tage; der Auftraggeber kann sie bei elektronischen Angeboten auf 30, in Ausnahmefällen auf 15 Tage verkürzen (§ 15 Abs. 2 bis 4, § 38 Abs. 3 VgV).

Lösung: Legen Sie eine Nachweismappe an und prüfen Sie eine Präqualifikation.

Glauben, verpasst ist verpasst

„Wenn wir es beim ersten Mal nicht gesehen haben, ist es weg.“ Im Praxis-Beispiel wurden 18 Lose ohne Zuschlag rund zwei Monate nach der Angebotsfrist neu ausgeschrieben.

Lösung: Beobachten Sie die Bekanntmachungen Ihrer Zielauftraggeber laufend, auch nach Fristablauf.

Welcher dieser Stolpersteine hält Sie gerade auf? Jetzt kostenlose Analyse erhalten

Fazit und nächste Schritte

Öffentliche Aufträge finden Sie als Mittelständler in fünf Schritten. In Deutschland gehen die meisten gemeldeten Vergaben an KMU, und oberhalb der EU-Schwelle sind Lose der Grundsatz.

Ihre nächsten konkreten Schritte:

1. Sofort: Legen Sie eine Nachweismappe mit Registerauszug, Umsätzen, Versicherung und Referenzen an.
2. Diese Woche: Prüfen Sie, ob ein Eintrag in ein Präqualifikationsverzeichnis für Sie passt.
3. Laufend: Suchen Sie nach Ihrer Leistung und lesen Sie zu jedem Treffer die Vergabebekanntmachungen des Auftraggebers.
4. Strategisch: Klären Sie für Aufträge, die Sie allein nicht stemmen, Partner für Bietergemeinschaft oder Unterauftrag.

Roadmap: In Vorbereitung ist die MCP-Schnittstelle von aufträge.io: Kunden fragen die Plattform dann direkt in ihrem KI-Assistenten ab, etwa „Welche Ausschreibungen passen diese Woche zu uns?“ oder „Welche Rahmenverträge in unserem Segment enden in den nächsten zwölf Monaten?“, mit denselben Daten wie in der Oberfläche. Start für Kunden in den nächsten Wochen.

Welche öffentlichen Aufträge passen zu Ihnen, und welche Verträge Ihrer Zielauftraggeber enden als Nächstes? Jetzt kostenlose Analyse erhalten