Öffentliche Aufträge gewinnen: So bauen Sie Ihre Pipeline ohne Luftschlösser

Öffentliche Aufträge gewinnen: Wie viel Pipeline brauchen Sie für das nächste Jahr?

„Wir haben ein Ziel für den Auftragseingang im nächsten Jahr. Aber reicht das, was wir in der Pipeline haben?“ Wer im nächsten Jahr öffentliche Aufträge gewinnen will, braucht eine Pipeline in Höhe seines Ziels für den Auftragseingang geteilt durch seine Gewinnquote. Bei einem Ziel von einer Million Euro und einer Gewinnquote von 20 Prozent sind das fünf Millionen Euro. Die Pipeline ist die Liste aller Aufträge, auf die Sie realistisch bieten werden, jeweils mit Auftraggeber, Wert und Zeitpunkt. Die Deals für das nächste Jahr entstehen im vierten Quartal: aus Verträgen, die im nächsten Jahr enden, und aus Ausschreibungen, die in den Monaten davor erscheinen. Dieser Artikel kommt von aufträge.io, der Entscheidungsplattform für öffentliche Aufträge in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Der Artikel richtet sich an Unternehmen, die öffentliche Aufträge in Deutschland, Österreich oder der Schweiz gewinnen und planen wollen: Geschäftsführung, Vertrieb, Bid-Management, Solution-Architekten, Juristen und Finanzen. Wie Sie eine einzelne Ausschreibung gewinnen, steht im Beitrag Öffentliche Ausschreibungen systematisch gewinnen. Hier geht es um die Planung des ganzen Jahres.

Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Die Faustregel zur Pipeline ist Praxiserfahrung, keine Statistik. Rechtsstand: 14.10.2026, Plattformzahlen mit Stichtag im Text.

Was Sie aus diesem Artikel mitnehmen:

• Größe: Pipeline = Ziel für den Auftragseingang ÷ Gewinnquote. Bei 20 Prozent geht ein Deal von fünf auf.
• Zeitpunkt: Zwischen Veröffentlichung und Zuschlag lagen bei drei großen Auftraggebern im Median 77 bis 127 Tage, also rund zweieinhalb bis gut vier Monate (Quelle: aufträge.io-Datenbank, Stand 14.10.2026). Was im vierten Quartal erscheint, kommt damit überwiegend erst im neuen Jahr zum Zuschlag.
• Wettbewerb: Bei knapp einem Drittel der an die Vergabestatistik gemeldeten deutschen Vergaben oberhalb der EU-Schwelle lag nur ein Angebot vor (Vergabestatistik 2024).
• Herkunft: Die Deals kommen aus Verträgen, die enden, und aus laufenden Ausschreibungen. aufträge.io zeigt Rahmenverträge und Vertragsenden, Wochen bis Monate vor der offiziellen Veröffentlichung der Neuausschreibung (Fakten zu aufträge.io).
• Chance: Knapp jede zweite echte Nachfolgevergabe geht an eine andere Firma (Stichprobe aus der aufträge.io-Datenbank, 27 von 55 Fällen).

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Pipeline, Gewinnquote, Forecast: die wichtigsten Begriffe

Pipeline-Planung verbindet Vertriebssprache mit Vergabesprache. Diese Tabelle erklärt beide, jeweils mit der Fundstelle.

Tabelle: Begriffe für die Pipeline-Planung

Begriff	Was er bedeutet	Fundstelle
Pipeline	Alle Aufträge, auf die Sie in einem Zeitraum realistisch bieten werden, mit Auftraggeber, Wert und Zeitpunkt.	kein Rechtsbegriff
Deal	Ein einzelner Auftrag in der Pipeline: eine Ausschreibung, die erscheinen wird oder schon läuft.	kein Rechtsbegriff
Gewinnquote, Erfolgsquote, Win Rate	Anteil Ihrer Angebote, die den Zuschlag bekommen: Zuschläge geteilt durch abgegebene Angebote.	kein Rechtsbegriff
Auftragseingang	Wert der Aufträge, die Sie in einem Jahr gewinnen. Er muss nicht im selben Jahr zu Umsatz werden: Umsatz entsteht erst, wenn Sie die Leistung erbringen und abrechnen, und ein gewonnener Auftrag kann über mehrere Jahre laufen. Die Pipeline rechnet deshalb mit dem Auftragseingang. Bei Rahmenverträgen zählen nur die Abrufe, die Sie erwarten, denn sie sind nicht garantiert.	kein Rechtsbegriff
Forecast	Ihre Vorhersage, welche Deals wann gewonnen werden und welchen Auftragseingang das ergibt.	kein Rechtsbegriff
Auftragsbekanntmachung	Mitteilung des Auftraggebers, dass er einen Auftrag vergeben oder eine Rahmenvereinbarung abschließen will.	§ 37 Abs. 1 VgV
Angebotsfrist	Zeit, in der Angebote eingehen müssen; in Deutschland im offenen Verfahren oberhalb der EU-Schwelle regulär mindestens 35 Tage; bei elektronischer Abgabe kann der Auftraggeber auf 30 Tage, bei begründeter Dringlichkeit oder nach einer Vorinformation auf 15 Tage verkürzen.	§ 15 Abs. 2 bis 4 VgV, § 38 Abs. 3 VgV
Zuschlag	Annahme des wirtschaftlichsten Angebots, bewertet nach den vorgegebenen Zuschlagskriterien.	§ 127 Abs. 1 GWB
Bekanntmachung von Zuschlägen (Vergabebekanntmachung)	Mitteilung mit den Ergebnissen des Verfahrens, spätestens 30 Tage nach der Vergabe.	§ 39 Abs. 1 VgV
Rahmenvereinbarung	Vereinbarung, die die Bedingungen der Aufträge eines bestimmten Zeitraums festlegt, insbesondere den Preis.	§ 103 Abs. 5 GWB
Oberschwelle und Unterschwelle	Erreicht der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer den EU-Schwellenwert, gilt das EU-weite Vergaberecht (Oberschwelle). Darunter liegt die Unterschwelle.	§ 106 Abs. 1 GWB
Vorinformation	Ankündigung einer geplanten Vergabe, die der Auftraggeber veröffentlichen kann.	§ 38 Abs. 1 VgV
Markterkundung	Abfragen des Auftraggebers vor dem Vergabeverfahren, auch um Unternehmen über seine Vergabepläne zu unterrichten.	§ 28 Abs. 1 VgV
Bestandslieferant	Das Unternehmen, das den laufenden Vertrag beim Auftraggeber hält.	kein Rechtsbegriff
Nachfolgevergabe	Die neue Vergabe derselben Leistung beim selben Auftraggeber, wenn der alte Vertrag endet.	kein Rechtsbegriff
Insider und Outsider	Ein Insider war bei diesem Auftraggeber bereits erfolgreich, ein Outsider noch nicht. So teilt aufträge.io mögliche Bieter ein.	Fakten zu aufträge.io

Die deutschen Rechtsstellen betreffen die Oberschwelle. Für Österreich und die Schweiz nennt der Abschnitt „Woher kommen echte Deals“ die Höchstlaufzeiten von Rahmenvereinbarungen.

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Warum entsteht die Pipeline für das nächste Jahr im vierten Quartal?

Die Pipeline für das nächste Jahr entsteht im vierten Quartal, weil zwischen Veröffentlichung und Zuschlag Monate liegen. Was im Oktober ausgeschrieben wird, kommt bei den drei Auftraggebern der Tabelle unten im Median rund zweieinhalb bis gut vier Monate später zum Zuschlag, also überwiegend im ersten Quartal des Folgejahres.

Was das Gesetz vorgibt: In Deutschland beträgt die Angebotsfrist im offenen Verfahren oberhalb der EU-Schwelle regulär mindestens 35 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung. Bei elektronischer Abgabe kann der Auftraggeber sie um fünf Tage verkürzen, bei hinreichend begründeter Dringlichkeit auf bis zu 15 Tage (§ 15 Abs. 2 bis 4 VgV). Vor dem Vertragsschluss informiert der Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, in Textform. Der Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information geschlossen werden, bei Versand auf elektronischem Weg oder per Fax nach zehn Kalendertagen (§ 134 Abs. 1 und 2 GWB). Ohne Dringlichkeit und ohne vorherige Vorinformation ergeben beide Fristen zusammen mindestens 40 Tage, die Prüfung der Angebote nicht eingerechnet. Nach einer Vorinformation kann die Angebotsfrist auf 15 Tage sinken (§ 38 Abs. 3 VgV).

Was die Daten zeigen: Bei drei großen Auftraggebern dauerte es deutlich länger.

Tabelle: Tage von der Veröffentlichung bis zum Zuschlag

Auftraggeber	Median	Drei Viertel bis	Median in Monaten
Bundesagentur für Arbeit	77 Tage	91 Tage	rund zweieinhalb Monate
Landeshauptstadt München	94 Tage	136 Tage	rund drei Monate
Stadt Wien	127 Tage	189 Tage	gut vier Monate

Quelle: aufträge.io-Datenbank, Stand 14.10.2026, alle Berufsgruppen, alle erfassten Jahre, je Auftraggeber über 2.000 ausgewertete Verfahren. Median heißt: Bei der Hälfte der Verfahren lag der Zuschlag früher, bei der anderen Hälfte später. Veröffentlichung heißt hier: Bekanntmachung der Ausschreibung. Die Spalte „Drei Viertel bis“ nennt den Wert, unter dem drei Viertel der Verfahren lagen. Die letzte Spalte ist eine eigene Rechnung, gerundet.

Was die Saison zeigt: Im Schnitt der letzten fünf Jahre ist der Oktober der stärkste Monat für Bekanntmachungen neuer Ausschreibungen und der Dezember der stärkste Monat für Bekanntmachungen von Zuschlägen (Vergabebekanntmachungen). Auch im Quartalsvergleich liegt das vierte Quartal vor dem dritten, bei neuen Ausschreibungen wie bei Vergabebekanntmachungen (Quelle: aufträge.io-Datenbank, Deutschland, Österreich und Schweiz, alle Berufsgruppen, Schnitt der letzten fünf Jahre, Stand 14.10.2026).

Aus über zwei Jahrzehnten Praxis: Das vierte Quartal ist der Zeitpunkt, an dem die Pipeline für das nächste Jahr entsteht. Was ein Vertriebsmitarbeiter im vierten Quartal nicht mehr gewinnen kann, beeinflusst er normalerweise erst wieder für das erste Quartal des Folgejahres.

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Wie viel Pipeline brauchen Sie für Ihren Auftragseingang?

Sie brauchen eine Pipeline in Höhe Ihres Ziels für den Auftragseingang geteilt durch Ihre Gewinnquote.

Die Faustregel aus über zwei Jahrzehnten Praxis: Wer eine Million Euro Auftragseingang im Jahr verbuchen muss, braucht bei einer Gewinnwahrscheinlichkeit von 20 Prozent auf jeden Fall die fünffache Pipeline, also fünf Millionen Euro. Das heißt: Ein Deal von fünf geht auf.

Tabelle: Pipeline je Ziel für den Auftragseingang und Gewinnquote

Ziel Auftragseingang	Gewinnquote 10 %	Gewinnquote 20 %	Gewinnquote 35 %
500.000 Euro	5 Mio. Euro	2,5 Mio. Euro	rund 1,4 Mio. Euro
1 Mio. Euro	10 Mio. Euro	5 Mio. Euro	rund 2,9 Mio. Euro
3 Mio. Euro	30 Mio. Euro	15 Mio. Euro	rund 8,6 Mio. Euro

Eigene Rechnung: Pipeline = Ziel für den Auftragseingang ÷ Gewinnquote. Die Gewinnquote zählt Angebote, die Pipeline rechnet in Euro: Die Rechnung geht bei Deals ähnlicher Größe auf. Die Spalte 35 Prozent entspricht der Quote, die der Gründer von aufträge.io auf Konzernseite erreicht hat: von 0 auf über 35 Prozent erfolgreiche Angebote in zwölf Monaten (Fakten zu aufträge.io).

Welche Werte zählen: Bei Rahmenverträgen gibt es zwei Werte: den Gesamtwert der Rahmenvereinbarung oder ihres Loses und Ihren Anteil daran. Gewinnen fünf Unternehmen dieselbe Rahmenvereinbarung, liegt Ihr Anteil rechnerisch im Schnitt bei 20 Prozent. Kalkulieren Sie hier vorsichtig, aus über zwei Jahrzehnten Praxis: So planen Sie Personal, Produktion und Lieferung verlässlich, und Kapazität aufzustocken ist leichter, als sie wieder abzubauen. Rechnen Sie deshalb nur mit dem Anteil, den der Auftraggeber im Planjahr voraussichtlich bei Ihnen abruft. In Deutschland schätzt der öffentliche Auftraggeber oberhalb der EU-Schwelle den Wert ohne Umsatzsteuer und rechnet Optionen und Vertragsverlängerungen ein (§ 3 Abs. 1 VgV). Bei einer Rahmenvereinbarung zählt der geschätzte Gesamtwert aller Einzelaufträge über die ganze Laufzeit (§ 3 Abs. 4 VgV). Das Volumen muss dort nicht abschließend festgelegt sein (§ 21 Abs. 1 Satz 2 VgV). Für Ihren Forecast heißt das: Ein Rahmenvertrag über vier Jahre zählt nicht mit seinem Gesamtwert, denn die Abrufe sind nicht garantiert.

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Wie hoch ist die Erfolgsquote bei Ausschreibungen (Win Rate)?

Die Erfolgsquote bei Ausschreibungen ist der Teiler in der Pipeline-Rechnung, und sie hängt davon ab, wie viele Unternehmen mitbieten. Die amtliche Statistik zeigt: Bei vielen Vergaben bieten nur wenige.

Die amtlichen Zahlen für Deutschland: Bei knapp einem Drittel der an die Vergabestatistik gemeldeten Vergaben oberhalb der EU-Schwelle lag nur ein Angebot vor, bei knapp 35 Prozent waren es vier oder mehr (Vergabestatistik 2024, Grafik 2.3). In der Unterschwelle lag in rund 22 Prozent der Vergaben nur ein Angebot vor. Rund 22 Prozent der Meldungen enthielten dort keine Angabe. Die Angabe ist in der Unterschwelle freiwillig (Vergabestatistik 2024, Grafik 3.3).

Die Zahlen der Plattform: In der aufträge.io-Datenbank boten im Schnitt 4,4 Unternehmen je Vergabe (Quelle: aufträge.io-Datenbank, alle Berufsgruppen, Deutschland, Österreich und Schweiz, alle erfassten Jahre, Stand 14.10.2026). Bei 4,4 Bietern gewinnt rechnerisch einer von 4,4, also gut jeder Fünfte. Das passt zur Faustregel mit 20 Prozent.

Wie Sie Gewinnchancen und Win Rate erhöhen: mit weniger und gezielteren Angeboten. Wer nur dort bietet, wo Leistung, Eignung und Zuschlagskriterien passen, verbessert seine Win Rate. Wie Sie diese Prüfung vor jedem Angebot aufbauen und so mehr Ausschreibungen gewinnen, steht im Beitrag Öffentliche Ausschreibungen systematisch gewinnen.

Wer bei einer laufenden Ausschreibung mitbietet, ist nicht öffentlich, aber abschätzbar: aufträge.io ermittelt zu jeder Ausschreibung mögliche Bieter und unterscheidet Insider und Outsider (Fakten zu aufträge.io).

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Woher kommen echte Deals für das nächste Jahr?

Echte Deals für das nächste Jahr kommen aus Verträgen, die im nächsten Jahr enden, und aus Ausschreibungen, die in den Monaten davor erscheinen. Beide lassen sich mit Auftraggeber und Zeitpunkt belegen, den Wert nennt nicht jede Bekanntmachung.

Verträge, die im nächsten Jahr enden: Sie sind die erste Quelle der Pipeline, und ihr Ende lässt sich eingrenzen.

Warum Vertragsenden planbar sind: Rahmenvereinbarungen haben Höchstlaufzeiten. In Deutschland sind es oberhalb der EU-Schwelle nach der Vergabeverordnung vier Jahre, außer in einem im Gegenstand begründeten Sonderfall (§ 21 Abs. 6 VgV). Für Sektorenauftraggeber, also Auftraggeber in Bereichen wie Wasser, Energie und Verkehr (§ 102 GWB), sind es acht Jahre, außer in angemessen begründeten Sonderfällen (§ 19 Abs. 3 SektVO), bei verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen sieben Jahre, außer in Sonderfällen (§ 14 Abs. 6 VSVgV). In Österreich sind es für öffentliche Auftraggeber vier Jahre, länger nur, wenn ausnahmsweise sachlich gerechtfertigt (§ 154 Abs. 4 BVergG 2018). In der Schweiz (Bund) sind es höchstens fünf Jahre, ohne automatische Verlängerung, in begründeten Fällen länger (Art. 25 Abs. 3 BöB).

Wer den Vertrag heute hält: Das steht in der Vergabebekanntmachung des letzten Verfahrens. In Deutschland übermittelt der öffentliche Auftraggeber sie oberhalb der EU-Schwelle spätestens 30 Tage nach der Vergabe (§ 39 Abs. 1 VgV). Wie Sie den Bestandslieferanten erkennen, steht im Beitrag Alternative zu reinen Ausschreibungsdatenbanken.

Die Chance gegen den Bestandslieferanten: Knapp jede zweite echte Nachfolgevergabe geht an eine andere Firma: Von 55 echten Nachfolgevergaben gingen 27 an ein anderes Unternehmen (Quelle: aufträge.io-Datenbank, Vergaben in Deutschland, Österreich und der Schweiz vom 18.08. bis 08.09.2026, jeder Fall von Hand verglichen). Das ist eine Stichprobe, keine Vollerhebung. In Deutschland kennt das Vergaberecht oberhalb der EU-Schwelle keinen Vorrang für den bisherigen Auftragnehmer: Die Teilnehmer eines Vergabeverfahrens sind gleich zu behandeln, außer eine Ungleichbehandlung ist unionsrechtlich oder durch Bundesgesetz geboten oder gestattet (§ 97 Abs. 2 GWB).

Der richtige Zeitpunkt für das Gespräch: In Deutschland darf der öffentliche Auftraggeber oberhalb der EU-Schwelle vor dem Vergabeverfahren Markterkundungen durchführen, auch um Unternehmen über seine Vergabepläne zu unterrichten (§ 28 Abs. 1 VgV). Dort kann er die Vergabe auch mit einer Vorinformation ankündigen (§ 38 Abs. 1 VgV). Wer das Vertragsende kennt, ist in diesem Zeitraum bereit. Eine Studie der Universität Mannheim mit 297 Vertriebsmitarbeitern im öffentlichen Sektor kommt zum Ergebnis, dass „hohe Proaktivität bereits vor der Veröffentlichung öffentlicher Ausschreibungen zur höchsten Effektivität von Vertriebsteams“ führt (IMU Research Insights 094, Universität Mannheim, 2024).

aufträge.io zeigt endende Verträge als Frühwarnsystem, mit Benachrichtigung, bevor die Neuausschreibung veröffentlicht wird, und wertet vergangene Vergabebekanntmachungen aus: wer den Auftrag zuletzt gewonnen hat, zu welchem Wert, bei welcher Vergabestelle (Fakten zu aufträge.io).

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Akquise öffentlicher Aufträge: Wie bauen Sie die Pipeline Schritt für Schritt auf?

Sie bauen die Pipeline in sechs Schritten auf: Ziel, Quote, Größe, Quellen, Prüfung und Pflege.

1. Ziel für den Auftragseingang festlegen: Welchen Auftragseingang aus öffentlichen Aufträgen wollen Sie im nächsten Jahr verbuchen? Eine Zahl je Vertriebsmitarbeiter oder je Team.
2. Gewinnquote bestimmen: Zuschläge geteilt durch Angebote der letzten zwei Jahre. Ohne eigene Historie vorsichtig rechnen.
3. Größe ausrechnen: Ziel für den Auftragseingang ÷ Gewinnquote. Bei einer Million Euro und 20 Prozent sind das fünf Millionen Euro.
4. Quellen füllen: Verträge Ihrer Zielauftraggeber, die im nächsten Jahr enden, und laufende Ausschreibungen, die zu Ihnen passen, dazu Vorinformationen, die eine Ausschreibung ankündigen. Die Akquise öffentlicher Aufträge beginnt mit dieser Liste.
5. Jeden Deal prüfen: Auftraggeber, geschätzter Wert, erwarteter Zeitpunkt der Ausschreibung, Bestandslieferant, Zahl der Angebote bei der letzten Vergabe. Fehlen Auftraggeber, Wert oder Zeitpunkt, bleibt der Deal draußen; Bestandslieferant und Zahl der Angebote ergänzen Sie, sobald bekannt. Vor jedem Angebot folgt die Bid/No-Bid-Entscheidung: bieten oder bewusst nicht bieten.
6. Monatlich pflegen: Gewonnene, verlorene und verschobene Deals austragen, neue Vertragsenden nachtragen.

Tabelle: Was zu jedem Deal in der Pipeline gehört

Angabe	Wo sie steht	Fundstelle
Auftraggeber und Leistung	Auftragsbekanntmachung des letzten Verfahrens	§ 37 Abs. 1 VgV
Bestandslieferant	Vergabebekanntmachung des letzten Verfahrens	§ 39 Abs. 1 VgV
Wert	Auftrags- und Vergabebekanntmachung; geschätzt ohne Umsatzsteuer, mit Optionen und Verlängerungen	§ 3 Abs. 1 VgV
Zeitpunkt	Vertragsende, Höchstlaufzeit, Vorinformation	§ 21 Abs. 6 VgV, § 38 Abs. 1 VgV
Wettbewerb	Zahl der Angebote bei der letzten Vergabe, Insider und Outsider	§ 39 Abs. 1 VgV, Fakten zu aufträge.io

aufträge.io bewertet je Unternehmen die Passung jeder Ausschreibung zum Unternehmensprofil, ohne CPV-Codes, also ohne die Nummern aus dem Gemeinsamen Vokabular für öffentliche Aufträge der EU, mit denen Auftraggeber den Gegenstand eines Auftrags beschreiben (Verordnung (EG) Nr. 2195/2002, Fakten zu aufträge.io). Erst bewerten, ob sich ein Angebot lohnt, dann Aufwand investieren: Diese Qualifizierungslogik steht hinter der Plattform.

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Praxis-Beispiel: Eine Pipeline für IT-Aufträge im nächsten Jahr rechnen

Rechenbeispiel mit Plattformzahlen, kein Kundenfall. Namen von Gewinnern nennt dieser Artikel nicht.

Das Problem: Ein IT-Dienstleister will im nächsten Jahr eine Million Euro Auftragseingang aus öffentlichen Aufträgen. Seine Gewinnquote liegt bei 20 Prozent. In seiner Pipeline stehen Deals, die schon seit Jahren drin sind, ohne Auftraggeber, Wert oder Zeitpunkt.

Die Lösung: Er braucht fünf Millionen Euro Pipeline. Bei Deals von rund 500.000 Euro sind das zehn Deals. Zwei davon muss er gewinnen. In der Berufsgruppe IT & Digitalisierung enden in Deutschland, Österreich und der Schweiz innerhalb von zwölf Monaten Verträge aus mehreren tausend Vergaben (Quelle: aufträge.io-Datenbank, Stand 14.10.2026). Den Auftragswert nennt nicht jede Bekanntmachung. Die Berufsgruppe ist breit: Ein Auftrag zählt in jeder Berufsgruppe, die er berührt. Aus diesen Verträgen wählt der Dienstleister die Auftraggeber, deren Leistung er erbringt, und prüft je Deal Bestandslieferant und Zahl der Angebote bei der letzten Vergabe.

Das Ergebnis: Eine Pipeline mit zehn belegten Deals, je mit Auftraggeber, Wert und erwartetem Zeitpunkt. Ob die Rechnung aufgeht, zeigt erst das nächste Jahr. Planbar ist sie ab heute.

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Was das für Ihre Rolle heißt

Pipeline-Planung betrifft das ganze Angebotsteam. Jede Rolle braucht aus diesem Artikel etwas anderes.

Tabelle: Der wichtigste Punkt je Rolle

Rolle	Der wichtigste Punkt	Mehr dazu im Abschnitt
Vertrieb	Pipeline = Ziel für den Auftragseingang ÷ Gewinnquote. Die Deals für das nächste Jahr kommen aus Verträgen, die im nächsten Jahr enden; vor dem Verfahren darf der Auftraggeber Unternehmen über seine Vergabepläne unterrichten (§ 28 Abs. 1 VgV).	Wie viel Pipeline; Woher kommen echte Deals
Bid-Management	Die Angebotsfrist im offenen Verfahren beträgt in Deutschland oberhalb der EU-Schwelle regulär mindestens 35 Tage ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung, bei elektronischer Abgabe kann der Auftraggeber auf 30, bei Dringlichkeit oder nach einer Vorinformation auf 15 Tage verkürzen (§ 15 Abs. 2 bis 4 VgV, § 38 Abs. 3 VgV). Wer seine Pipeline kennt, plant die Kapazität für die Angebote im ersten Quartal schon im vierten.	Warum im vierten Quartal
Solution-Architekt	Die Auftragsbekanntmachung des endenden Vertrags zeigt, was der Auftraggeber zuletzt beschafft hat (§ 37 Abs. 1 VgV). Der Zuschlag geht an das wirtschaftlichste Angebot nach den vorgegebenen Zuschlagskriterien (§ 127 Abs. 1 GWB). Lösung und Referenzen bereiten Sie vor der Ausschreibung vor.	Schritt für Schritt (Tabelle je Deal)
Jurist	Einen Vorrang für den Bestandslieferanten sieht das Gesetz nicht vor: Die Teilnehmer sind gleich zu behandeln, außer eine Ungleichbehandlung ist unionsrechtlich oder bundesgesetzlich geboten oder gestattet (§ 97 Abs. 2 GWB). Der Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information an die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, geschlossen werden, bei Versand auf elektronischem Weg oder per Fax nach zehn Kalendertagen (§ 134 Abs. 1 und 2 GWB).	Warum im vierten Quartal; Woher kommen echte Deals
Finanzen	Der Auftraggeber schätzt den Auftragswert ohne Umsatzsteuer, mit Optionen und Verlängerungen (§ 3 Abs. 1 VgV); bei Rahmenvereinbarungen den Wert aller Einzelaufträge über die Laufzeit (§ 3 Abs. 4 VgV). In Ihren Forecast gehört nur der Anteil, den der Auftraggeber im Planjahr voraussichtlich bei Ihnen abruft; teilen sich mehrere Unternehmen den Rahmenvertrag, rechnen Sie vorsichtig mit Ihrem Anteil.	Wie viel Pipeline

Die deutschen Fundstellen dieser Tabelle betreffen die Oberschwelle.

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Stolpersteine und Tipps für die Pipeline-Planung

Drei Stolpersteine aus der Praxis, jeweils mit einem Tipp zur Lösung.

Luftschlösser in der Pipeline

„Die Pipeline ist voll.“ Aus über zwei Jahrzehnten Praxis: Die Pipeline ist halb leer. Sie besteht aus Deals, die schon seit Jahren drin sind. Es sind Luftschlösser, ohne Zahlen, Daten, Fakten hinterlegt.

Lösung: Jeder Deal braucht Auftraggeber, Wert und Zeitpunkt. Was diese Angaben nicht hat, fliegt raus.

Die Gewinnquote zu hoch ansetzen

„Wir gewinnen eh jedes zweite Angebot.“ Bei 4,4 Bietern je Vergabe in der aufträge.io-Datenbank liegt der rechnerische Schnitt bei gut einem von fünf Angeboten (Quelle: aufträge.io-Datenbank, alle erfassten Jahre, Stand 14.10.2026). Eine zu hohe Quote macht die Pipeline zu klein.

Lösung: Rechnen Sie mit Ihrer gemessenen Quote der letzten zwei Jahre.

Erst mit der Ausschreibung anfangen

„Wir schauen uns das an, wenn es ausgeschrieben ist.“ Dann bleibt nur die Angebotsfrist, in Deutschland im offenen Verfahren oberhalb der EU-Schwelle regulär mindestens 35 Tage, verkürzt auf bis zu 15 Tage (§ 15 Abs. 2 bis 4 VgV, § 38 Abs. 3 VgV). Referenzen, Partner und Bieterfragen brauchen Zeit.

Lösung: Führen Sie zwei Quellen, laufende Ausschreibungen und Verträge, die im nächsten Jahr enden. Planen Sie das erste Quartal im vierten.

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Fazit und nächste Schritte

Wer im nächsten Jahr öffentliche Aufträge gewinnen will, rechnet die Pipeline aus dem Ziel für den Auftragseingang und der Gewinnquote und baut sie im vierten Quartal: aus Verträgen, die im nächsten Jahr enden, und aus passenden Ausschreibungen, die laufend erscheinen. Jeder Deal braucht Auftraggeber, Wert und Zeitpunkt.

Ihre nächsten konkreten Schritte:

1. Sofort: Teilen Sie Ihr Ziel für den Auftragseingang im nächsten Jahr durch Ihre Gewinnquote der letzten zwei Jahre.
2. Diese Woche: Streichen Sie jeden Deal ohne Auftraggeber, Wert und Zeitpunkt aus der Pipeline.
3. Im vierten Quartal: Tragen Sie die Verträge Ihrer zehn wichtigsten Auftraggeber ein, die im nächsten Jahr enden, mit Bestandslieferant und Zahl der Angebote bei der letzten Vergabe.
4. Strategisch: Planen Sie Angebote, Partner und Gespräche für das erste Quartal des nächsten Jahres, bevor die Ausschreibungen erscheinen.

In Vorbereitung ist die MCP-Schnittstelle von aufträge.io: Kunden fragen die Plattform dann direkt in ihrem KI-Assistenten ab. Dazu kommen Bieter-Skills aus über zwei Jahrzehnten Praxis, mit denen sie Ausschreibungen qualifizieren, Bieterfragen stellen, das Angebot kalkulieren und Konzept und Angebotstext ausarbeiten.

So geht es nach der Anfrage weiter: Innerhalb von drei Werktagen bekommen Sie Ihre Analyse per Mail, nach persönlicher Prüfung. Kostenlos, einmal pro Unternehmen.

Weiterlesen: Öffentliche Ausschreibungen systematisch gewinnen, Alternative zu reinen Ausschreibungsdatenbanken und Welche Ausschreibungen passen zu meinem Unternehmen?.

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